Le guide du télétravailleur : Microsoft Teams, un outil collaboratif pour faciliter et maximiser les performances des équipes

Dans le contexte actuel, avoir des outils de communication intra-entreprise performants, adaptés à vos métiers et simple à utiliser pour tous les collaborateurs est primordial. Les semaines précédentes, nous vous avons présenté la plateforme Fuze, les avantages de Google Drive et l’intérêt d’un gestionnaire de mots de passe comme Lastpass. Aujourd’hui, nous vous parlons de l’application Microsoft Teams.

Microsoft Teams est un outil de collaboration adapté pour une utilisation personnelle, scolaire ou professionnelle. De nombreuses fonctionnalités permettent de simplifier les échanges entre chacun, d’organiser et d’optimiser le travail. Quels sont les avantages de cette application déjà adoptée par plus de 330000 entreprises dans le monde ?

• Accessible partout, tout le temps, sur tous les périphériques

Dans un contexte où le télétravail est omniprésent, accéder à cette application depuis partout et en tout temps est essentiel. Microsoft Teams vous suit dans tous vos déplacements et est accessible depuis tous vos périphériques : PC, tablette et smartphone. De ce fait, où que vous soyez, vous restez dans la boucle et ne ratez aucune information.

• Des échanges structurés et simplifiés

Grâce à Microsoft Teams, terminé les documents et informations perdues au milieu de centaines d’emails. En effet, l’organisation en équipes permet de distinguer chaque projet. Ainsi, en quelques secondes vous retrouverez les documents ou informations sur le sujet sur le canal définit. De plus, Microsoft Teams propose de multiples moyens de communication : chat, visioconférence, appel vocal. Vous pourrez contacter vos collègues ou personnes extérieures à l’entreprise simplement, sans sortir de l’application.

• Des réunions collaboratives

Fastidieuse à préparer et pas toujours facile à organiser à distance : ordonner une réunion peut vite se transformer en casse-tête. Sur Microsoft Teams, « Meeting », espace dédié aux réunions vous simplifiera la tâche et rendra vos réunions plus productives. Effectivement, ce module permet de rassembler toutes les informations et échanges au sujet de la réunion : documents, ordre du jour, commentaires, liste des invités et même agendas de chacun.  De plus, au cours de la réunion, plusieurs outils comme la discussion instantanée, le tableau blanc collaboratif et le partage d’écran facilitent les échanges. Que ce soit avant, pendant, ou après, les nombreuses fonctionnalités de l’application permettent à toutes les parties prenantes d’accéder aux informations importantes.

• Des documents collaboratifs avec Office 365 intégré

D’autre part, grâce à l’intégration des outils Office 365, co-éditer des documents n’aura jamais été aussi simple. Créez un Word, complétez un tableur Excel ou corrigez une présentation Power Point sans même sortir de Microsoft Teams. La synchronisation instantanée permet aux équipes de travailler ensemble sur les mêmes documents. Le document est toujours à jour, plus de risque de se mélanger les pinceaux dans les différentes versions. La co-édition devient un jeu d’enfant.

• Vos données subsistent en toute sécurité

Enfin, la question du partage de documents pose immédiatement une problématique de sécurisation des données. Microsoft Teams bénéficie du même niveau de sécurité que Microsoft Office 365. Toutes les données sont chiffrées et l’application assure la conformité de son outil à la loi HIPAA et à toutes les réglementations sur les données (RGPD notamment).

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